チーム会議

チーム会議。この言葉を聞いて、ワクワクする方はどれくらいいるでしょうか。多くの職場では「また会議か…」というため息が聞こえてきそうです。しかし、適切に運営されたチーム会議は、組織の成功に不可欠な要素になり得ます。

効果的なチーム会議の第一歩は、明確な目的と議題の設定です。参加者が事前に何について話し合うのかを把握していれば、準備をして臨むことができます。会議の開始時に「今日は〇〇について決定することが目的です」と宣言することで、議論が脱線するのを防ぎます。

時間管理も重要なポイントです。長すぎる会議は集中力の低下を招きます。45分から1時間程度を目安に設定し、時間内に終わらせる意識を全員が持つことが大切です。ファシリテーターを立てて、議論が脱線したときに軌道修正する役割を担ってもらうのも効果的です。

参加者全員が発言できる環境づくりも忘れてはなりません。発言力の強い人だけが話す会議では、多様な視点を取り入れることができません。「まだ意見を聞いていない方はいかがですか？」と促すことで、全員参加型の会議に近づけます。

オンライン会議が増えた現在、対面とは異なるコツも必要です。接続状況の確認、音声や画面共有のテスト、そして対面よりも意識的に相づちを打つなど、コミュニケーションの工夫が求められます。

会議の終わりには必ず次のアクションを確認しましょう。「誰が」「何を」「いつまでに」行うのかを明確にすることで、会議が単なる話し合いで終わらず、実際の行動につながります。

そして最後に、定期的に会議のあり方自体を見直す機会を設けることです。「この会議は必要か？」「もっと効率的な方法はないか？」と問いかけることで、形骸化を防ぎます。

適切に運営されたチーム会議は、情報共有、問題解決、チームビルディングなど多くの効果をもたらします。次回の会議では、これらのポイントを意識して、全員が「参加して良かった」と思える会議を目指してみてはいかがでしょうか。

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